Pokročilé techniky – e-mail už len na čítanie

Článok pre firemné prostredie. Proste B2B.

Emailová aplikácia má slúžiť len na čítanie. Písanie e-mailov – to nechajte na stroje. Ručná tvorba e-mailov, používanie e-mailu na zvolávanie stretnutí, e-mail ako komunikačný nástroj – to všetko patrí do minulého storočia a definitívna bodka mala nastať tak okolo roku 2005. Ak ste dnes pomocou ručne vytvoreného e-mailu zadali svojmu podriadenúmu úlohu – mrknite sa na predlaktie, či tam nemáte dinosaurie šupiny.

Na spravovanie projektov  existujú desiatky dobrých a stovky použiteľných riešení. Cloudové,  intranetové, sieťové, lacné, drahé aj opensource. Všetky sú 1000x lepšie ako e-mailový klient. Ešte aj sieťový prapapierový graf na pol steny v zasadačke je lepší ako e-mail.  Sú to nástroje, ktoré robia sekretársku prácu na pozadí.  V projektovom manažérskom systéme vytvoríte úlohu,  termínujete ju a pridelíte človeku. Automat na pozadí vygeneruje informačný e-mail. Automaticky vytvorí dotyčnému záznam do kalendára. Automaticky a na pozadí. To sú dve zaklínadlá, ktoré by ste si mali z dnešného článku odniesť.

Automaticky a na pozadí.

Už to chápete? E-mailový klient vám má slúžiť len a len na čítanie.  A má umožniť pokročilú prácu s textom. Automatickú aktualizáciu stavu práce na úlohe, aktualizáciu vášho kalendára priamo z rozčítaného e-mailu. 

Bod spätnej väzby

Ak kliknete v e-mailovom klientovi na “Napísať novú správu” – niečo je sakramentsky zle v  procesoch okolo práce s informáciami vo vašej firme. Ak už týždeň po príchode do práce ako prvé otvárate úvodnú stránku vášho projektového SW či intranetu a máte problém si spomenúť na názov vašej e-mailovej apikácie – dobre to robíte.

Odporúčanie pre  optimalizáciu procesov

Po prvé – Pravidelne poučujte a vysvetľujte ako používať “pokročilé nástroje”, keď už ste sa rozhodli zaviesť rôzne projektové systémy a zdielané kalendáre.  Prosto, vyrobte si na to jeden projekt v tom systéme. Sami sa ho tak naučíte dobre používať. Alebo si ma na to najmite. Bičík mám ako lusk. 😉

Po druhé – Ignorujte podliezanie  zavedených firmených štandardov. Mne keď niekto u klienta, kde jednou z mojich úloh je optimalizovať procesy, zadá úlohu e-mailom, odpíšem, že som nič nedostal, pretože to nebolo zadané v dohodnutom formáte.  A zadanú úlohu považujem za splnenú (vrátane dôsledkov na jeho prémie!) až keď je formálne označená za splnenú v dohodnutom SW nástroji.

A po tretie (viac si toho aj tak nezapamätáte) – zmeňte veľkosť ovládacích prvkov vo webovom rozhraní  vášho e-mailového klienta, ohackujte lišty v Outlooku. Ak užívatelia nenájdu tlačítka “Napísať správu” a “Poslať ďalej”, nebudú sa zohýnať kamsi kam nedočiahnu.  Nahraďte ich priamymi odkazmi na “Pozvať” a “Priradiť úlohu” do vášho celofiremného projektového SW. Rovnako zmeňte aj navigáciu na úvodnej stánke intranetu.

Už len sociálne istoty

Ešte by som sa mohol rozpisovať o výhodách. O tom, ako k úlohám môžete navesiť doplnkové dokumenty s informáciami. Ako máte na jednom mieste pokope rôznoformátové informácie (fotky, plány, tabuľky, grafy…). O spolupácii na diaľku. O výchove k presným formuláciám. O tom, ako vám od prvého momentu na pozadí vzniká záverečný zápis k projektu a jeho dokumentácia. Ako vám to kalkuluje na pozadí náklady v človekohodinách. Ako vzniká firemná pamäť nezávislá na osobách.

Ako to šéfom šetrí čas pri kontrole termínov u míľnikov. Ako to ukazuje, že sa flákate. Ako to nezabúda poznámky so slovom “urgencia”. Ako sa na porade nedá vyhovárať na nedostupnosť toku informácii. Veď hovorím, samé pozitíva a sociálne istoty.

Pod čiaru: Téma článku mi napadla, keď som dostal pozvánku.ics v e-maily a na mojom Androide si ani g-mailová aplikácia ani mobilné webové rozhranie g-mailu s ňou neporadili. Až plná verzia webového g-mailu ju krásne spracovala, zobrazila, poslala do kalendára, tam som ju potvrdil. A uvedomil som si, že moja prirodzenosť je už tak naučená na ten jeden klik, že by sa mi 1,5 minúty sekretárskej práce protivili.  Veď  som manažér nie sekretárka.

Share Button

Vložte komentár