Infolek

Článok pre firemné prostredie. Proste B2B.

Emailová aplikácia má slúžiť len na čítanie. Písanie e-mailov – to nechajte na stroje. Ručná tvorba e-mailov, používanie e-mailu na zvolávanie stretnutí, e-mail ako komunikačný nástroj – to všetko patrí do minulého storočia a definitívna bodka mala nastať tak okolo roku 2005. Ak ste dnes pomocou ručne vytvoreného e-mailu zadali svojmu podriadenúmu úlohu – mrknite sa na predlaktie, či tam nemáte dinosaurie šupiny.

Na spravovanie projektov  existujú desiatky dobrých a stovky použiteľných riešení. Cloudové,  intranetové, sieťové, lacné, drahé aj opensource. Všetky sú 1000x lepšie ako e-mailový klient. Ešte aj sieťový prapapierový graf na pol steny v zasadačke je lepší ako e-mail.  Sú to nástroje, ktoré robia sekretársku prácu na pozadí.  V projektovom manažérskom systéme vytvoríte úlohu,  termínujete ju a pridelíte človeku. Automat na pozadí vygeneruje informačný e-mail. Automaticky vytvorí dotyčnému záznam do kalendára. Automaticky a na pozadí. To sú dve zaklínadlá, ktoré by ste si mali z dnešného článku odniesť.

Automaticky a na pozadí.

Už to chápete? E-mailový klient vám má slúžiť len a len na čítanie.  A má umožniť pokročilú prácu s textom. Automatickú aktualizáciu stavu práce na úlohe, aktualizáciu vášho kalendára priamo z rozčítaného e-mailu. 

Bod spätnej väzby

Ak kliknete v e-mailovom klientovi na “Napísať novú správu” – niečo je sakramentsky zle v  procesoch okolo práce s informáciami vo vašej firme. Ak už týždeň po príchode do práce ako prvé otvárate úvodnú stránku vášho projektového SW či intranetu a máte problém si spomenúť na názov vašej e-mailovej apikácie – dobre to robíte.

Odporúčanie pre  optimalizáciu procesov

Po prvé – Pravidelne poučujte a vysvetľujte ako používať “pokročilé nástroje”, keď už ste sa rozhodli zaviesť rôzne projektové systémy a zdielané kalendáre.  Prosto, vyrobte si na to jeden projekt v tom systéme. Sami sa ho tak naučíte dobre používať. Alebo si ma na to najmite. Bičík mám ako lusk. 😉

Po druhé – Ignorujte podliezanie  zavedených firmených štandardov. Mne keď niekto u klienta, kde jednou z mojich úloh je optimalizovať procesy, zadá úlohu e-mailom, odpíšem, že som nič nedostal, pretože to nebolo zadané v dohodnutom formáte.  A zadanú úlohu považujem za splnenú (vrátane dôsledkov na jeho prémie!) až keď je formálne označená za splnenú v dohodnutom SW nástroji.

A po tretie (viac si toho aj tak nezapamätáte) – zmeňte veľkosť ovládacích prvkov vo webovom rozhraní  vášho e-mailového klienta, ohackujte lišty v Outlooku. Ak užívatelia nenájdu tlačítka “Napísať správu” a “Poslať ďalej”, nebudú sa zohýnať kamsi kam nedočiahnu.  Nahraďte ich priamymi odkazmi na “Pozvať” a “Priradiť úlohu” do vášho celofiremného projektového SW. Rovnako zmeňte aj navigáciu na úvodnej stánke intranetu.

Už len sociálne istoty

Ešte by som sa mohol rozpisovať o výhodách. O tom, ako k úlohám môžete navesiť doplnkové dokumenty s informáciami. Ako máte na jednom mieste pokope rôznoformátové informácie (fotky, plány, tabuľky, grafy…). O spolupácii na diaľku. O výchove k presným formuláciám. O tom, ako vám od prvého momentu na pozadí vzniká záverečný zápis k projektu a jeho dokumentácia. Ako vám to kalkuluje na pozadí náklady v človekohodinách. Ako vzniká firemná pamäť nezávislá na osobách.

Ako to šéfom šetrí čas pri kontrole termínov u míľnikov. Ako to ukazuje, že sa flákate. Ako to nezabúda poznámky so slovom “urgencia”. Ako sa na porade nedá vyhovárať na nedostupnosť toku informácii. Veď hovorím, samé pozitíva a sociálne istoty.

Pod čiaru: Téma článku mi napadla, keď som dostal pozvánku.ics v e-maily a na mojom Androide si ani g-mailová aplikácia ani mobilné webové rozhranie g-mailu s ňou neporadili. Až plná verzia webového g-mailu ju krásne spracovala, zobrazila, poslala do kalendára, tam som ju potvrdil. A uvedomil som si, že moja prirodzenosť je už tak naučená na ten jeden klik, že by sa mi 1,5 minúty sekretárskej práce protivili.  Veď  som manažér nie sekretárka.